工作场所分析:监视还是救世主?

现在，许多商业模式都依赖于从数据中处理价值，以至于提高知识工作者的生产力已成为商业上的当务之急。然而，通常情况下，企业很难提高员工的生产力，这些员工的工作主要包括与同事、客户和业务伙伴的知识互动，以及基于理解和判断的复杂决策。

正如管理咨询公司麦肯锡(McKinsey & Co)所指出的，这些员工在发达国家的劳动力中占很大一部分，而且还在不断增长。提高他们的生产力提供了一个巨大的经济机会。

人们对提高知识工人生产率的方法的兴趣(至少)可以追溯到管理大师彼得•德鲁克1999年的论断——这是“21世纪最大的管理挑战……除此之外，发达国家不可能维持自己的地位，更不用说维持自己的领导地位和生活水平了。”

研究表明，许多知识型员工的工作时间似乎比过去更长，而绩效却几乎没有明显的提升，这就导致了一种困境。史密斯研究所(Smith Institute) 2016年的一份报告调查了员工对生产力的看法，发现27%的受访者认为，尽管工作时间更长，但他们的生产力在过去两年中停滞或下降。

在同一时期，在“提高生产率”的IT方面的支出一直保持不变，这呈现出某种生产率悖论。许多研究都试图解释这一点;在宏观层面上，它的特点是企业“高级用户”叫嚷着要最新的电脑套件，但在他们熟悉新系统之前，他们的生产力会不可挽回地下降。

然而，知识工作的问题是很难捕捉、测量和量化合适的度量标准，这些标准可能表明如何提高这类工作的质量。然而，工作场所绩效分析软件的出现现在可能是解决这些盲点的方法。

简单地说，工作场所分析系统与大多数工作场所可用的无线通信集成，并越来越多地与知识工作者定期使用的企业应用程序集成，以获取有关他们的行动、互动和其他工作习惯的数据。

该软件将这些数据进行整理，以显示行为模式。然后，这些模式可以揭示低效率或其他可以修复的工作过程失调。目标是将个人或团队的效率收益集中起来，以实现组织绩效的整体改进。

工作场所分析的潜在范围是广泛的。它还可以采用政策和程序，工作空间规划和人体工程学，以及自我量化。工作场所分析的精神支持其发现的包容性和开放性。毕竟，它的动机之一是为每个员工提供经过验证的指标，他们可以使用这些指标来提高自己的职业水平，从而为支持职业发展提供证据。

然而，个体员工对工作场所分析的方法和目标的反应可能是混合的。对于成熟的员工来说，这可能会让他们觉得以前的时间和动作研究是为了根除技能上的缺陷，或者让勤奋的员工更加努力地工作。

关于所谓的“员工监控新前沿”的道德规范，当然存在争议，但这并没有阻止一系列软件供应商，如Kronos、Sage People、Tao Leadership、Engagement Multiplier、WPA，以及最近的微软。

然而，基于分析的员工评估已经在大多数组织中运行，这是一个职业现实。此外，雇主有义务监控员工在工作时间的行为，将基于分析的监控作为其治理职责的一部分(随着GDPR的迫近)，并使用一切合法手段，确保他们有合适的人在工作，以实现组织的使命。

Calabrio的分析顾问托德•马塔勒(Todd Marthaler)表示:“许多组织发现，制定‘工作场所标准定义’文档很有帮助，该文档明确了角色、职责和期望，还定义了元数据输入，根据标准衡量团队成员。”工作场所分析以此为基础，为经理们提供“一个企业级的时间和活动仪表板，为每个团队成员的工作流程提供高层次的视图。这包括从多渠道交互到桌面活动再到离线工作的所有内容——所有这些都可以提供对业务至关重要的见解。”

工作场所分析系统的核心是监控和分析员工的活动，这些活动与他们的工作角色有关，他们需要的IT工具，以及他们如何使用这些工具完成工作。一般的领域有时被称为“劳动力分析”，其重点更侧重于人员属性和团队动态。

分析学科也扩展到工作空间分析问题。通过传感器和智能标签来监测和分析人们在办公室等工作环境中的情况，以确定替代的室内布局是否能更有效地利用地板空间，或创造出更好地促进个人和团队生产力的工作环境。

工作场所分析并不是严格定义的学科，专有解决方案使用品牌术语来描述产品和过程。行业标准制定者微软刚刚凭借Office 365的一个附加组件进入了这个领域，这可能是某种标准化即将到来的迹象。

Kronos客户和行业洞察经理尼尔•皮克林(Neil Pickering)表示，在一个日益数字化的世界里，劳动力分析“提供决策和洞察工具，以利用影响员工的许多流程”。有了从员工行动和行为中提取数据的方法，就像仔细检查“大数据”集以寻找商业机会一样，许多雇主似乎不可避免地希望以一种以员工为导向的方式使用数据。皮克林补充道:“从招聘到员工调度，再到工作活动和时间跟踪——这些数据集提供了对员工面临的活动和挑战的洞察，也为他们的主管的决策提供了信息。”

Sage People的首席营销官保罗•伯林(Paul Burrin)也认为，尽管不断部署IT，但绩效管理仍受到严格审查，因为生产率增长仍是一个持续的挑战。“对于特定职能的角色，如销售主管或呼叫中心接线员，关键指标可以通过将个人表现与一组定义的可量化业务结果(如利润、产生的潜在客户和留住的客户)进行基准测试来确定。”但Burrin承认，对于其他工作职能来说，这可能更具挑战性。

对工作场所分析的态度也受到个人自我量化技术(如健身追踪器)的流行的影响，因为一部分劳动力将职业表现的提高视为个人追求。工作场所分析公司VoloMetrix的首席执行官兼联合创始人Ryan Fuller在他的公司被微软收购前不久预测:“自我量化趋势将超越身体健康，涵盖人们日常生活的方方面面——包括工作时间。”ABI Research估计，在2016年出货的2.02亿台可穿戴设备中，约有17%发放给了企业员工。

富勒的口号是“改善工作方式”;但要做到这一点，雇主必须了解“工厂车间”正在发生什么，并认识到个人绩效可能是由员工个人无法控制的因素决定的。工作场所分析旨在识别和解决效率低下的方法，并确定可以使人们按照更高的商定标准完成更多工作的工作实践，在某些情况下，分析工作环境中可能影响绩效的因素。为了得到影响绩效的决定因素，量化实际工作场所本身是关键。

工作场所分析提出了许多雇主组织没有考虑过的问题，更不用说采取行动了，即使是作为员工评估计划的一部分。他们会问，是什么阻碍了知识型员工的最佳工作状态，并假设这不是由于不满而自我强加的不情愿。

对于具有批判性思维的人来说，性能缺陷的一些潜在因素是显而易见的。在基本层面上，这是键盘技能和“计算机素养”的问题。大多数招聘人员都认为求职者具备基本的键盘技能，并“熟悉”标准的桌面应用程序。然而，有多少招聘人员会在招聘前或招聘后检查应聘者的实际IT熟练程度呢?

雇主沟通工具的使用是分析应该揭示效率混乱的另一个领域。许多员工现在都有统一的通信平台，提供电子邮件、视频会议、即时消息和其他实时协作工具。然而，许多用户默认使用电子邮件，即使它是完成特定任务效率最低的媒介。

同理，语音通话比电子邮件交流更有效率的频率是多少?如果人们在工作日很少打语音电话，是因为他们担心会影响别人的工作量吗?因为那些原本可以在15秒的电话中解决的问题，他们会因为回复电子邮件而变慢吗?这些未被诊断的技术混乱也是工作场所分析试图揭示的。

工作场所咨询公司Where We Work的工作空间总监格雷厄姆•伯德解释说:“技术解决方案在记录人们在某个地方的情况方面非常出色，但却无法记录这个空间里的人是快乐、沮丧、不舒服还是成功完成了任务。”“根据经验，我们知道人们通常会把一天分成半小时。我们知道这一点，因为我们已经对桌下传感器系统进行了连续30分钟的观察性研究，使用结果相差不到2%。然而，观察性研究记录了办公桌、爆发点、会议室等处发生的事情，从中我们可以确定给定空间的成功。”

工作场所分析的另一个重要发展是建筑物内无线通信的可用性，它有助于从个人来源(如人员和工作场所)捕获和中继数据。大多数现代化的工作场所已经遍布无线连接，可以被工作场所分析应用程序使用。

802.11 Wi-Fi标准的更新版本承诺提供更好的性能，并使网络运营商为特定应用添加专用子网变得更加可行。“在智能建筑中安装空间/人员监控设备将成为常态，”伯德说。“透过现有的保安系统、订桌及订房系统、智能基建系统等，市民可随时取得有用的使用数据。”与此同时，传感器、热成像摄像机和RFID标签等更具体的使用监控工具正变得越来越普遍。”

一家公司正在使用可穿戴社交传感技术来分析人们如何实时交流。Tao Leadership联合创始人海德尔•伊玛目(Haider Imam)表示:“我们不仅可以确定组成团队和公司的特征，还可以用数学方法描述这些特征。”

“道领导力”的“社会计量徽章”是基于麻省理工学院媒体实验室(MIT Media Lab)旗下子公司Humanyze开发的技术。伊玛目解释说:“GEM徽章的设计目的是通过红外收发器、蓝牙、两个麦克风和两个加速计来测量员工之间的面对面互动。“GEM徽章用于从感官数据中了解社交互动，然后对工作场所员工社交网络的结构和动态进行建模。没有录音，所有数据都是匿名和保密的。我们感兴趣的是宏观图景——团队、部门和组织行为的趋势。人工智能的秘密武器是专有软件算法，记录的徽章数据被输入。”

其中一些技术可能会引起员工的不满，他们怀疑自己在日常工作中被跟踪，但当工作场所分析使用标准业务应用程序执行指定任务时产生的数据时，情况就不同了。

微软(Microsoft)刚刚在其旗舰版Office 365企业解决方案上推出了办公场所分析插件，这或许预示着未来的趋势。